Veranstaltung / Phase 2 Umsetzung

Wir melden uns bei Ihnen! 

Veranstaltungsmanagement: Feiern mit Plan – so wird Ihr Event ein Erfolg

Die EVENTAGENTUR artimage realisiert Ihre Veranstaltung mit Verantwortung

Ja, wir können zu Beginn jeder Veranstaltung sagen: Es funktioniert. Denn unser Veranstaltungsmanagement setzt genau an diesem Punkt, dem eigentlichen Event, an. Als Eventagentur mit Erfahrung geben wir der Idee eine Form und tragen dafür Sorge, dass sie wie geplant umgesetzt wird. Sie sind ganz entspannt Gastgeber und Ideenstifter. Wir kümmern uns um den Rest. Wie? Das beschreiben wir hier …

Die Realisation einer eintägigen Veranstaltung vor Ort kann gut und gerne bis zu einer Woche dauern. Location räumen, neu möblieren und dekorieren, Energieversorgung, Technik und Bühne installieren, abbauen, sauber machen … Für Laien eine Herkulesaufgabe. Für uns als Profis einer Eventagentur eine Herausforderung, die wir mit Respekt meistern. Jedes Projekt nehmen wir mit frischer Aufmerksamkeit an – auch für Kunden, mit denen wir schon lange zusammenarbeiten. Routine ist der Feind von Sicherheit und Kreativität. Da wir jede Veranstaltung individuell planen, ist die Motivation auch bei der Umsetzung hoch. Natürlich vertrauen wir unserem Know-how – aber wir verlassen uns nicht darauf.

Veranstaltungsleitung: gelebte Verantwortung

Jedes größere Projekt braucht eine zentrale Person, die den Überblick hat, einen Veranstaltungsleiter. Ziel, Spirit und Realisation des Events hat die Veranstaltungsleitung absolut verinnerlicht. Sie ist immer ansprechbar. Ihre Aufgabe: alles beobachten und eingreifen, wenn sich Abweichungen abzeichnen. Bei dieser Person liegt die gesamte Verantwortung und sie hat auch das Recht, eine Veranstaltung im Bedarfsfall abzubrechen.

Wir melden uns bei Ihnen! 

Eventmanagement: Macher mit Köpfchen

Eventmanager führen die Planung einer Veranstaltung aus. Sie sind da für

  • Künstler,
  • Catering,
  • Sauberkeit.

Je nach Größe einer Veranstaltung, sind die Aufgaben verteilt oder in einer Person vereinigt. Eventmanagement: individuell abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse.

Ablaufregie: Hält sich an den Plan

Wie ein Inspizient am Theater sorgt die Ablaufregie dafür, dass die richtige Person am richtigen Platz ist. Mit Stoppuhr, wachem Geist und auf schnellen Sohlen bewegt sich die Ablaufregie zwischen den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung – sie antizipiert quasi jedes Modul und hält viel Druck fern von Künstlern, Moderatoren, Servicekräften sowie Gastgebern.

Eventausstattung: ein Look, der mit Sicherheit gefällt

Möbel, Blumen, Dekoration – die Ausstattung eines Events vermittelt den ersten Eindruck. Mit Liebe zum Detail und Sinn für Qualität wählt die EVENTAGENTUR artimage jedes Accessoire. Die Idee der Veranstaltung drückt sich in Form und Farbe aus. Was keiner merkt: Jedes Stück ist auf Sicherheit geprüft. Stoffe sind schwer entflammbar, Hocker bleiben stabil, Teppiche dünsten keine Schadstoffe aus. Und noch mehr: Nachhaltigkeit steht speziell beim Catering an erster Stelle. Falls Glas und Porzellan nicht zum Zuge kommen, greifen wir zu Geschirr, das zu 100 % recycelbar ist.

Geländedekoration

Schlösser und Burgen sind von sich aus charaktervoll, benötigen jedoch auch die eine oder andere Korrektur, damit sie zum Design der gesamten Veranstaltung passen. In den meisten Fällen gilt es, der Halle oder dem Gelände ein Facelift zu verpassen. So manche Stelle wird dabei geschickt kaschiert. Der Focus liegt immer auf der ungehinderten Bewegungsfreiheit für Gäste, Service und Rettungskräfte. Sind die Wege klar, setzen wir die Optik vom Inneren bis in die Umgebung fort – meist plakativ, selten funktional. So können Lampen im Saal und auch in den umgebenden Bäumen leuchten. Es gibt keinen Bruch zwischen Innen und Außen. 

Dekoration: richtig auf- und abbauen

Manchmal ist unsere Dekoration eine Fassade. Dann versteckt sie unattraktive Ecken. Sonst hebt sie besondere Schönheiten hervor. Immer wird sie professionell geplant, angebracht und wieder abgebaut. Für Installation und Entfernen von Dekoration setzen wir ein spezielles Team ein. Unsere Dekorateure und Schauwerbegestalter sind handwerklich geschickt und beachten zugleich alle Sicherheitsmaßnahmen. Dekoration für innen und außen ist hier wirklich in den besten Händen.

Veranstaltungsbetreuung: gelebter Service

Ausführende und Kunden eines Events haben Fragen, sollen sich wohlfühlen, benötigen Kleinigkeiten … Die Veranstaltungsbetreuung kümmert sich um diese Bedürfnisse. Bei Bedarf vernetzt sie die Mitwirkenden. Jetzt fragen Sie: Wo liegt der Unterschied zur „Veranstaltungsleitung“? Gut beobachtet! Ganz schlicht ausgedrückt: Die Leitung tut scheinbar nichts, außer das gesamte Event genau im Blick zu behalten. Allerdings ist das eine echte Herausforderung, denn diese Person hat die Verantwortung für alles, was passiert. Die Veranstaltungsbetreuung handelt im Detail und gibt auch Statusmeldungen an die Leitung.

Stagemanagement: die Pünktlichkeit in Person

Zufälle gibt es bei uns (fast) nicht. Was locker und leicht rüber kommt, ist von langer Hand geplant. Damit der Gag im richtigen Moment zündet, muss alles auf den Punkt passen. Dafür sorgt unser Stagemanagement. Vom Glas Wasser für den Vortragenden bis zum reibungslosen Umbau der Bühnentechnik ist alles im Blick. Wie ein Inspizient am Theater informiert das Stagemanagement die Beteiligten vor ihrem Einsatz und kann bei Unstimmigkeiten die Veranstaltungsleitung benachrichtigen.  

Wir melden uns bei Ihnen! 

Künstlerbetreuung: die Butter der Kompanie auf Zeit

Unsere Kunden profitieren von Ulrich Kämmerlings Praxiserfahrung in einer Künstleragentur. Er war mit einigen Bands unterwegs und weiß, wie es sich im Tourbus so lebt. Seine Erfahrung: Künstler sind zwar sensibel, aber nicht empfindlicher als andere Menschen. Sie brauchen einfach genügend Aufmerksamkeit! Bei der EVENTAGENTUR artimage sorgen wir dafür. „Unsere“ Künstler fühlen sich vor, hinter und vor allem auf der Bühne wie zuhause. Bei der Ankunft gibt es einen Parkplatz und, falls notwendig, ein ordentliches Hotelzimmer. Vom Handtuch bis zum Sound ist auf der Bühne alles nach Wunsch gerichtet. Bezahlt wird pünktlich und kritisches Feedback gibt es auch. Fazit: Künstler, die sich auf ihren Job konzentrieren können, sind auch wirklich gut.  

Verkehrslenkung: Damit Ihr Event keine Sackgasse wird

Jede Veranstaltung produziert außergewöhnlichen Verkehr. Mehr Transportmittel wollen das Ziel erreichen. Da sind zunächst die Zulieferer, Akteure und wir als Agentur, anschließend strömen die Gäste herbei. Bei der Planung wurden Park- und Aktionsflächen reserviert. Jetzt müssen sie auch effektiv angesteuert werden. Wir organisieren Regelungen für temporäre Einbahnstraßen oder die Ausweisung von Radparkflächen – gut sichtbar, verständlich ausgeschildert und mit Servicepersonal ausgestattet.   

Floristik: Flower Power fürs Event

Sie kommen zuletzt, aber nie zu spät: unsere Blumendekorationen. Absolut frisch und immer stilvoll arrangiert, verleiht Floristik dem Event seine natürliche Lebendigkeit. Für hochwertige Floristik gibt es einfach keinen Ersatz! Dabei lieben wir das Besondere, was gar nicht teuer sein muss. Von der Kaktee bis zur Orchidee wird genutzt, was die Stimmung aufblühen lässt.

Hospitality: geplante Gastfreundschaft

Wir stellen uns immer vor: Wie fühlt sich der Gast, wenn er den Mantel abgibt, den Saal betritt, das Buffet erblickt, ins Hotel fahren möchte … Unaufdringlich, aber stets aufmerksam begleiten wir die Besucher Ihres Events. Das passiert im Vorfeld gedanklich und während der Veranstaltung mit unserem exzellenten Servicepersonal. Besucher, die unsicher sind und etwas suchen, verlieren auch die Beziehung zur Intention Ihrer Veranstaltung. Hospitality sorgt für physische Zufriedenheit, damit der Geist aufmerksam ist.

Zeltbau / temporäre Raumlösungen: modulare Möglichkeiten

Zelte sind die Tausendsassas des Events: modular und flexibel. Allerdings lassen sie sich nicht behandeln wie eine gängige Strandmuschel.  Beim Zelt fürs Event handelt es sich um ein sogenanntes „fliegendes Bauwerk“ und dafür gibt es Vorschriften. Die kennen wir natürlich so gut wie die Bauanleitung. Wir beachten Fluchtwege, bringen Feuerlöscher an und sorgen für Notbeleuchtung. Wie ein Architekt installieren wir mit Zelten flexible Raumerweiterungen für Garderobe, Check-in und Buffet. Oder auf der grünen Wiese entsteht ein geschützter Platz, der das Naturerlebnis absichert.   

Geländeausschilderung: Hier geht´s lang!

Nicht zu viel und nicht zu wenig – darin liegt die Kunst bei der Ausschilderung eines Geländes. Der Besucher soll geleitet und nicht verwirrt werden. Im Layout einer Veranstaltung nehmen wir die Geländeausschilderung direkt mit auf. Dabei berücksichtigen wir, dass historische Bauten nicht im Äußeren verändert werden dürfen. Gut gemacht, hilft sie, den Besucherstrom zu regeln, und entlastet die Hostessen. 

Strom, Wasser, Sanitär: Wir haben die saubere Lösung

Ohne  Strom und Wasser läuft nichts … auch auf der Toilette. Damit die Basis passt, planen wir alles rund um die Versorgung eines Events selber. DIXI-Klos werden elegant und trotzdem gut erreichbar platziert. Stromkabel sind keine Stolperfallen. Das Wasser sprudelt sauber, wo es gebraucht wird. So bringen wir das Event ans Laufen …

Ob Weihnachtsfeier mit sechzig Gästen oder Stadtteilfest mit Hunderten von Besuchern: Mit der EVENTAGENTUR artimage läuft Ihre Veranstaltung „wie am Schnürchen“. Relevante Aufgaben wie Veranstaltungsleitung, Eventmanagement, Ablaufregie und Eventausstattung übernehmen verschiedene Profis aus unserem Team oder werden in einer Person gebündelt.

Veranstaltungsleitung, Eventmanagement, Ablaufregie und Eventausstattung: Diese Kompetenzen bieten wir Ihnen auch separat an. Binden Sie die EVENTAGENTUR artimage gerne in Ihr Veranstaltungsmanagement ein. Sprechen wir darüber – telefonisch unter 0214-850 19 25 oder per E-Mail unter info@artimage.de.

Wir melden uns bei Ihnen!