Weihnachtsfeier – WARUM eigentlich?

Die Weihnachtsfeier rechnet sich: Sie beschenkt das Arbeitsklima

Im Januar zeigt die Frankfurter Messe mit der „Christmasworld“ bereits Trends für den nächsten Advent und spätestens ab Juli sollten Locations für die betriebliche Weihnachtsfeier gebucht werden: Weihnachten steht schon vor der Türe, wenn das Christkind gerade durch sie verschwunden ist. Wer sich früh auf diesen Event einstellt, generiert den größten Nutzen für sein Unternehmen … und schont seine Nerven!

 

Inhalt

 

Weihnachtsfeier: Wenn mal nicht die Kompetenz im Mittelpunkt steht

Kaum eine Zeit im Jahr ist so emotional wie der Advent. Das Weihnachtsfest setzt allem die Krone auf. Jetzt zeigt sich, wer Nerven und Gespür hat. Denn worum geht es bei der Weihnachtsfeier? Soll eine Norm erfüllt werden? Oder ist es eine glänzende Gelegenheit, wirklich relevante Themen im Unternehmen auf elegante Art anzugehen? Es hat sich gezeigt: Wer der Weihnachtsfeier einen individuellen Grund gibt, legt die Basis für Erfolg im kommenden Jahr.

Das Fachmagazin Event Partner hat Glückforscher Prof. Dr. Karlheinz Ruckriegel in einem ausführlichen Interview befragt: Wie betriebliche Weihnachtsfeiern zum Glück beitragen. Zitat: „Gut gemachte und organisierte Weihnachtsfeiern zeigen auch, dass dem Unternehmer an seinen Mitarbeitern gelegen ist. Solche Feiern können ein echtes ‚Weihnachtsgeschenk’ an die Mitarbeiter sein. Aber wie es mit Geschenken nun mal so ist: Sie werden aus Sicht des Beschenkten umso wertvoller, je mehr Mühe und Gedanken sich der Schenkende bei der Auswahl des Geschenkes gemacht hat. Unternehmer sollten also besonders viel Wert auf die Vorbereitung legen.“  Quelle: www.event-partner.de

Dr. Ruckriegel bringt es auf den Punkt. Seine Empfehlung, dass die Weihnachtsfeier eine Botschaft haben sollte, die jeder Gast versteht, verinnerlicht und mitnimmt, stimmt zu 100%. Die „Kunst“ liegt in der Beratung durch eine Eventagentur, die im Bereich Weihnachtsfeier Erfahrung hat. Im Gespräch mit dem Unternehmer oder Abteilungsleiter ergeben sich klare Botschaften – die werden kreativ umgesetzt und erreichen die Mitarbeiter.

 

Der Chef ist auch nur ein Mensch …

Im weltweiten Web findet man viele Hinweise darauf, wie sich Angestellte bei einer Weihnachtsfeier verhalten sollten. Und wer denkt an die Chefin und den Chef? Für Führungskräfte können emotionale Situationen wie Weihnachtsfeiern eine echte Herausforderung sein. Stefan Biggeleben von Business Softskills kennt sich damit aus. Er coacht Menschen bei allen Fragen rund ums Business – vom Bewerber bis zum Unternehmer. Hier ein paar Tipps vom Coach:

Sollte Chefin oder Chef eine Rede halten?

Auf diese Frage ein ganz klares „ja“! Jetzt gibt es Gelegenheit, die gesamte Mitarbeiterschaft persönlich anzusprechen. Eine angenehme Rede kann die gesamte innerbetriebliche Stimmung auf lange Zeit positiv beeinflussen!
Dazu folgende Empfehlungen:

  • Bitte halten Sie den klassischen Bereich „Zahlen und Fakten“ so kurz wie möglich. Egal, wie positiv die Ergebnisse auch sein mögen – es kommt dennoch zu schnell „Langeweile“ auf.
  • Vermeiden Sie im Vergleiche zwischen einzelnen Abteilungen und Betriebsbereichen. Was als „Ansporn“ gedacht ist kann schnell zum Stimmungs-Killer des Abends werden.
  • Ein oder zwei persönliche Erlebnisse des abgelaufenen Jahres können Brücken bauen. Gab es Lob von einer Geschäftspartnerin? Ist bei einem Geschäftspartner beinahe ein kleiner Lapsus passiert? Es darf gerne witzig sein! So zeigen Sie, dass auch Sie – wie alle Anwesenden – menschlich sind.
  • Sind Sie stolz auf Ihre Leute? Dann sprechen Sie den Stolz deutlich aus! Wertschätzung ist schließlich eines unserer Grundbedürfnisse.
  • Schlechte Zahlen? Entlassungen? Auch unangenehme Erfahrungen des Jahres schweben im Raum und wollen erwähnt werden. Drücken Sie Ihr (authentisches!) Mitgefühl aus, bevor Sie die Mitarbeitenden in Ihre positiven Hoffnungen und Bestrebungen für das kommende Jahr mitnehmen.

Was tun gegen Lampenfieber?

Heißen Sie das aufregende Gefühls des Lampenfiebers herzlich in Ihnen willkommen! Es zeigt, dass Ihnen das „Publikum“ – also Ihre Mitarbeiterschaft – nicht egal ist!

  • Eine gute Vorbereitung ist natürlich hilfreich. Lesen Sie sich Ihre – hoffentlich von Herzen geschriebenen – Worte mehrfach durch. Noch besser: tragen Sie sie vorab ein paar Mal vor! Wem? Nun – (Ehe-)Partnerinnen und Partner, die Kinder oder auch Assistenzkräfte können Ihnen offene und ehrliche Spiegel sein.
  • Kurz vor ihrem Auftritt hilft es vielen Vortragenden, ein paar Lockerungsübungen zu machen (Schultern, Beine, Gesicht, Mund) und tief durchzuatmen.
  • Sie zittern trotzdem? Sie haben weiche Knie? Okay – na und? Das ist absolut menschlich und genau dann liebenswert, wenn Sie offen damit umgehen.
    „Meine Güte. In oft so extrem wichtigen, geschäftlichen Verhandlungen mit härtesten Geschäftsleuten bin ich nicht annähernd so nervös wie jetzt, wo ich vor Ihnen stehe liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wie ich gerade spüre, liegt es daran, dass mir dieser Abend mit Ihnen so wichtig ist.“
    Diese Worte habe ich im Rahmen einer Weihnachtsfeier in Berlin gehört als ich im Anschluss an die Rede einen kurzen Vortrag halten durfte. Das Ergebnis – Sie fühlen es vielleicht schon: Der gestandene, aber in diesem Moment wahrlich nervöse Geschäftsführer bekam schon an dieser Stelle großen Applaus und seine anschließende, etwa 15-minütige Rede war ein voller Erfolg.

 Zu wem setzt sich Chef oder Chefin beziehungsweise die Führungskraft?

Eine neue (und begrüßenswerte) Sitte: Möglichst an jeden Tisch sitzt mindestens eine Führungskraft. Das ist sicher besser, als einen kompletten, abgesonderten „VIP-Tisch“ einzurichten.
Aber wo auch immer Sie – liebe Führungskräfte – platziert werden. Bitte denken Sie daran, wie wertgeschätzt sich alle Mitarbeitenden fühlen, deren Tisch Sie im Verlauf des Abends mal besucht haben! Genießen Sie in Ruhe Ihr Essen und klönen Sie gern mit den Menschen an Ihrem Tisch, bevor Sie sich auf eine kleine Rundreise begeben. Ihre Tischgesellschaft wird sicher Verständnis haben.

Fazit: Wer die Feier professionell planen lässt, kann sich komplett auf seine Mitarbeiter konzentrieren.

 

Die Message bestimmt die Location

Immer die gleiche Kneipe oder vielleicht sogar die firmeneigene Kantine? Wer sein Team motivieren will, muss Stillstand vermeiden. Das Gefühl von Vertrauen ist nicht zwangsläufig an eine bekannte Umgebung gekoppelt. Wohlbefinden, Gemütlichkeit, Sicherheit: Das alles entsteht durch die Einheit von Wort, Tat und Ort. Allerdings: Wenn die Feier ein echter Knaller war, kann die Location auch im Folgejahr gebucht werden. Dann sollten allerdings Details geändert werden.

Im Betrieb gibt es auch unangenehme Gespräch und Situationen. Es ist gut, hier einen Strich zu ziehen und woanders neu anzufangen – auch wenn es nur für ein paar Stunden ist. Das Wohlgefühl kommt am nächsten Arbeitstag einfach mit, denn es wird vom Team im Herzen getragen. Ja, so sentimental kann das sein … und das ist gut so!

Eine gut vernetzte Eventagentur hat ganz unterschiedliche Plätze für Veranstaltungen auf dem Schirm. Größe der Gruppe, Budget und eben die Intention der Weihnachtsfeier bilden den Rahmen für eine bestimmte Location. Achtung: In der zweien Jahreshälfte wird es schon schwierig, die passenden Räumlichkeiten zu bekommen. Die Organisation der Weihnachtsfeier sollte bereits in die Jahresplanung einfließen. Überraschungen gibt es dann nur beim Wichteln mit den Kollegen!

 

Macht die Seele satt: Catering und Show

Hier gilt das Gleiche wie bei der Location: Abwechslung tut gut. Zeiten von kulinarischer Sensibilität – Stichwort: Allergien – und kulturellen Unterschieden ist es möglich in passende Geschmackswelten zu entführen. Asiatisch, mediterran oder regional? Die Speisen richten sich nach dem Motto der Weihnachtsfeier. Darauf sollte man achten:

  • Nachhaltigkeit durch saisonale und regionale Produkte generieren
  • sinnvolle Größen der Portionen planen
  • Verträglichkeit beachten
  • religiöser Hintergrund respektieren
  • perfekten Service liefern
  • Geschirr, das mehrfach genutzt wird oder kompostierbar ist einsetzen

Zum Nachtisch etwas Unterhaltung? Warum nicht? Die Gefahr für eine gelungene Weihnachtsfeier lauert in der Grüppchenbildung. Zwar wollen alle was Tolles, Neues, Aufregendes erleben. Aber selber finden nur wenige den Mut, mal die Gesprächpartner zu tauschen. Die Showeinlage, ein Conferencier oder Walking-Acts können die Stimmung steuern. 

 

Das sagt der Steuerberater zur Weihnachtsfeier

„Bei der Weihnachtsfeier sitzt ein ungebetener Gast mit am Tisch“, argwöhnt Steuerberater Ulrich Kur und meint das Finanzamt. Er stellt klar: „Bei diesem Event greifen die strengen steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung.“ Das bedeutet: Liegen die Kosten der Weihnachtsfeier für einen Arbeitnehmer über 110 Euro, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen. Was bei der Weihnachtsfeier steuerlich zu beachten ist, erfahren Sie in den folgenden Passagen.

Sind die Kosten für die Weihnachtsfeier 2018 für einen Arbeitnehmer zu hoch, muss der Arbeitgeber Lohnsteuer abführen und der Vorsteuerabzug kann verloren gehen. Das ist immer dann der Fall, wenn die Pro-Kopf-Kosten der teilnehmenden Arbeitnehmer mehr als 110 Euro betragen. Bei dieser 110-Euro-Höchstgrenze handelt es sich übrigens um einen Bruttowert.

Je nachdem, ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer oder die Vorsteuerkürzung ermittelt, gelten folgende Grundsätze:

  • Lohnsteuer : Bei der Lohnsteuer ist der 110-Euro-Höchstbetrag ein Freibetrag. Das bedeutet: Liegen die Kosten je Arbeitnehmer bei 130 Euro, muss der Arbeitgeber für die übersteigenden 20 Euro Lohnsteuer ans Finanzamt abführen.
  • Umsatzsteuer : Bei der Umsatzsteuer handelt es sich bei dem Höchstbetrag von 110 Euro um eine Freigrenze. Überschreiten die Kosten für einen Teilnehmer als den Höchstbetrag von 110 Euro, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamten Aufwendungen für diesen Teilnehmer.

Alle Angaben beziehen sich auf das Jahr 2018.

Folgen bei Überschreitung der 110-Euro-Grenze

Bei Ermittlung der Kosten je Teilnehmer werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Gäste (nicht der eingeladenen Gäste!) geteilt. Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zur Weihnachtsfeier mitbringen, werden ihnen die Kosten dieser Begleitperson zugerechnet.

Beispiel: Die Kosten je Teilnehmer an der Weihnachtsfeier betragen 80 Euro. Von den 20 geladenen Arbeitnehmern bringen 18 Mitarbeiter eine Begleitperson mit. Folge: Da die Teilnahmekosten für diese 18 Mitarbeiter jeweils 160 Euro betragen, werden 50 Euro als Arbeitslohn betrachtet, für den Lohnsteuer abzuführen ist. Der Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen dieser 18 Mitarbeiter entfällt komplett.

Ermittlung der 110-Euro-Grenze

Um steuerlich auf Nummer Sicher zu gehen und den Wegfall des Vorsteuerabzugs und die Fälligkeit von Lohnsteuer zu verhindern, sollten Betriebsinhaber die Feier so durchkalkulieren, dass die Teilnehmer selbst bei Nichtanwendung der positiven Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs noch unter der 110-Euro-Grenze bleiben.

Beispiel: Sie mieten für die Weihnachtsfeier ein Ritteressen. Die Saalmiete beträgt 1.000 Euro, Speisen und Getränke 3.000 Euro und eine Minne-Sängerin 500 Euro. Zu der Veranstaltung sind 80 Gäste eingeladen. 25 Arbeitnehmer bringen jeweils eine Begleitperson mit.

So rechnet das Finanzamt: Das Finanzamt geht derzeit von Gesamtkosten von 4.500 Euro und von Pro-Kopf-Kosten je Teilnehmer von 56 Euro aus (4.500 Euro : 80 Teilnehmer). Es rechnet die Kosten für die Begleitperson dem Arbeitnehmer zu. Das führt dazu, dass die Pro-Kopf-Kosten für die 25 Arbeitnehmer mit Begleitung bei 112 Euro liegen. Für die auf diese Arbeitnehmer entfallenden Kosten wird Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug ist verloren.

 


Und zum Schluss noch: „6 Mythen rund um die Weihnachtsfeier“

„Wir können uns so eine Weihnachtsfeier vom Profi nicht leisten.“

Das stimmt nicht. Sogar kleine Unternehmen profitieren von der Unterstützung durch eine Eventagentur. Wer selber organisiert, sollte einmal notieren, wie viel Zeit Chef oder Assistenz dafür aufgewendet hat. Zeit, die dem Kerngeschäft fehlt. Und es muss auch geklärt werden, ob die Feier glatt gelaufen ist. Professionelle Eventagenturen sind auch für kleine Projekte da.

 

„Als Chef muss ich auf der Weihnachtsfeier was sagen.“

Nein. Der Chef oder die Chefin muss nichts sagen, wenn solche Auftritte unangenehm sind. Enge Mitarbeiter können zum Beispiel als Team sprechen. Oder man bereitet in Ruhe ein Video vor, das entsprechend anmoderiert wird. Falls der Chef oder die Chefin sich unsicher fühlt, hilft ein Coaching. Die erworbenen Fähigkeiten sind auch in anderen Situationen wie Präsentationen nützlich.

  

„Es muss unbedingt ein teures Essen mit viel Fleisch geben.“

Sicher nicht. Die Speisen sollten mit dem Motto und den Besuchern der Veranstaltung korrespondieren. Harmoniert das Essen mit der Stimmung, wird es als wertvoll empfunden.

 

„Meine Mitarbeiter erwarten jedes Jahr das alt Bewährte.“

Hier liegt oft ein Missverständnis vor. Das Team möchte Sicherheit fühlen – speziell, wenn es während des Jahres turbulent zuging. Jedes Jahr zur Weihnachtsfeier das gesamte Programm zu wiederholen, kann Schwierigkeiten nicht überdecken und ist langweilig, wenn alles gut läuft. Wie wäre es, einen festen Programmpunkt zu etablieren, der jedes Jahr wieder dabei ist? Ein gemeinsam gesungenes Lied. Das wichteln. Der Rahmen kann dann wechseln. Man muss bedenken, dass neue Mitarbeiter keine Vorstellung vom „alt Bewährten“ haben. Sie fühlen sich subtil ausgegrenzt. Und wer ehrlich ist: Gründet diese Behauptung nicht vielleicht in der Unbeweglichkeit der Entscheider?   

 

„Ich muss jedes Jahr ein neues Thema und eine neue Location finden – das erwarten meine Mitarbeiter.“

„Müssen“ muss keiner. Eine Restaurant oder eine Aktivität, die allen gefallen hat, kann auch im kommenden Jahr wieder gebucht werden. So ein Abend bietet viele Möglichkeiten zu variieren. Das beginnt bei der Dekoration und endet mit dem persönlichen Präsent.

 

„Mitarbeiter die kein Weihnachten feiern oder keinen Alkohol trinken, kann ich nicht zur Weihnachtsfeier motivieren.“

Das hängt vom Standpunkt der Geschäftsführung ab. Wer auf Mitarbeiter mit einem anderen kulturellen Hintergrund zugehen möchte, veranstaltet ein Winterfest und plant entsprechende Speisen und Getränke mit ein. Wer traditionell feiern will, muss damit rechnen, dass Mitarbeiter anderen Glaubens der Weihnachtsfeier fern bleiben. Die professionelle Eventagentur ist in dieser Frage ein guter Ansprechpartner. Sie arbeitet Lösungen aus, die beiden Haltungen gerecht werden oder eine sinnvolle Kombination darstellen. 

 

 

Ulrich Kämmerling, Inhaber der EVENTAGENTUR artimage e.K., teilt in diesem Blog seine langjährige Erfahrung im Eventbusiness und rät: „Wird Musik gespielt auf der betrieblichen Weihnachtsfeier, fallen Gebühren für die GEMA an.“ Ob live oder „aus der Dose“ – die Lizenzen werden fällig.

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